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Elektronische Kommunikation im Projekt Elektronische Zahlungssysteme (PEZ) - Auswertung zum Diskussionsforum EZI-L und Dokumentation des Newsletters EZI-N

Ulrich Riehm und Knud Böhle
Karlsruhe: Forschungszentrum Karlsruhe
(Wissenschaftliche Berichte FZKA 6207, Juli 1999)


Teil 1: Auswertung zum Diskussionsforum EZI-L

3 Hinweise zum "Management" einer E-Mail-Liste

Es sollen hier einige Hinweise zum technisch-organisatorischen Aufwand bei der Einrichtung und Führung einer E-Mail-Liste gegeben sowie Erfahrungen aus dem laufenden Betrieb der Liste mitgeteilt werden.

Die Einrichtung von EZI-L erfolgte im Rechenzentrum des Forschungszentrums Karlsruhe (Hauptabteilung Information und Kommunikation, HIK [1] ), wo die Software "Majordomo" zur Verfügung steht. "Majordomo" ist eine häufig eingesetzte Verwaltungssoftware für E-Mail-Listen. Auf den Administrator der E-Mail-Liste (oder auf den "list-owner") kam danach die Aufgabe zu, die Liste gemäß seinen Wünschen zu konfigurieren. Der Aufwand hierfür ist begrenzt und in der Regel eine einmalige Angelegenheit, für die man in etwa einen Arbeitstag veranschlagen muß. Im wesentlichen wurden dabei die folgenden Einstellungen vorgenommen:

In der Praxis zeigten sich insbesondere die folgenden Probleme:

Häufig wurden Beiträge von E-Mail-Adressen aus an die Liste geschickt, die auf der Liste nicht subskribiert waren. Majordomo lehnt die Weiterleitung dieser E-Mails ab ("bounce") und informiert den "list-owner" darüber. In vielen Fällen kamen diese Beiträge zwar von Personen, die auf der Liste abonniert waren, aber mit einer anderen E-Mail-Adresse, als derjenigen, die sie gerade nutzten. Ein solcher Wechsel von E-Mail-Adressen oder auch die Benutzung mehrerer Adressen scheint relativ häufig vorzukommen. Ärgerlich ist dabei, daß Majordomo die Ablehnung eines Beitrages an die Liste nicht dem Absender mitteilt, sondern nur dem "list-owner". Dies führte teilweise zu dem unbegründeten Verdacht, Beiträge würden zensiert. Der "list-owner" sah es allerdings auch nicht als seine Aufgabe an, diese gemäß den Regeln "abgelehnten" Beiträge, durch individuelle Eingriffe der Liste doch noch zuzuführen. Will man die Zurückweisung von Beiträgen, die von E-Mail-Adressen stammen, die nicht im Subskribentenverzeichnis der Liste enthalten sind, verhindern, dann hätte man die Liste für Beiträge von "allen" öffnen können, wie dies beispielsweise im Usenet üblich ist. Dagegen spricht zweierlei: Zum einen würde der durch die Listenteilnehmer bestimmte gemeinsame "Kommunikationsraum" aufgegeben zugunsten einer offeneren, aber tendenziell unverbindlicheren Form der Kommunikation. Zum anderen ist die Gefahr, daß die Liste mit ungewollter Werbung ("spam") überschwemmt wird, bei "offenen" Diskussionslisten größer. Tatsächlich ist bei EZI-L, wenn die Erinnerung nicht trügt, kein einziges Mal "spam" vorgekommen. Quantitativ ist das "Bounce"-Problem nicht völlig unerheblich. Von Mai 1998 bis Februar 1999 gab es ca. 100 abgelehnte Beiträge. Das sind immerhin 15 Prozent der seit Mai 1998 über die Liste gegangenen 680 Beiträge.

Ein zweites Problem hängt mit der Voreinstellung für die Antwortadresse zusammen. Schnell wie die Reaktionen beim "Mailen" teilweise sind, kam es vor, daß eine private Antwort an den Absender eines Listen-Beitrags ungewollt (und manchmal peinlicherweise) an die gesamte Liste ging, wenn diese Antwort mit "Reply" eingeleitet und das Adressatenfeld ("To") nicht kontrolliert und korrigiert wurde. Die Alternative, den automatischen "Reply" an den eigentlichen Absender und nicht an die Liste zu richten, hat den Nachteil, daß die gewünschten Reaktionen auf Listenbeiträge an die Liste erschwert werden, da die Listenadresse erst händisch eingegeben werden müßte. Eine völlig einheitliche Konvention hat sich zwischen den verschiedenen E-Mail-Listen in dieser Frage nicht herausgebildet. In der überwiegenden Mehrzahl der Fälle aber, so vermuten wir, wird das auch von uns gewählte Verfahren gewählt.

Die schon erwähnte verzweifelte Frage, wie kann man sich hier abmelden, und die falsche Adressierung von Subscribe- oder Unsubscribe-Befehlen an die Listenadresse statt an die Listen-Verwaltungs-Adresse kamen im Gegensatz zu anderen Listen überhaupt nicht vor. Man kann dies einerseits auf die im "footer" enthaltenen Informationen und anderseits auf die Filterfunktion der Software, die an die Liste geschickte Subscribe-Befehle automatisch zurückweist, zurückführen.

Überraschend hoch ist die Rate der Beiträge, die nicht an alle Subskribenten ausgeliefert werden konnten. Darüber wird in der Regel der "list-owner" informiert. Die wichtigsten Gründe sind (ohne daß diesbezüglich eine detaillierte Analyse vorgenommen wurde):

Der Verwalter der Liste ist, je nach "Betrieb" auf der Liste, Tag für Tag mit solchen Fehlermeldungen konfrontiert. Im Mai 1998 waren dies (bei 46 Beiträgen auf der Liste) in etwa genauso viele Fehlermeldungen. Nur durch das regelmäßige Löschen von nicht mehr funktionierenden Adressen, kann man die Anzahl dieser "delivery reports" (Failure notice; Undeliverable mail; Returned mail: User unknown; Inaccessible e-mail address; Returned mail: Cannot send message within 4 days; etc.) im Rahmen halten. Am problematischsten erscheinen aus Sicht einer funktionsfähigen Mail-Kommunikation nicht diejenigen Fehlläufer, die keine gültige Adresse mehr finden, weil diese, aus welchen Gründen auch immer, aufgehört hat zu existieren. Wirklich problematisch sind die temporären Störungen, bei denen der Teilnehmer einige Beiträge von der Liste bekommt, andere dann aber zeitweise wiederum nicht. Im November 1998 beispielsweise gab es 614 Teilnehmer bei EZI-L. Im gleichen Monat gab es zu 49 Adressen mindestens eine Fehlermeldung an den "list-owner", daß ein Listenbeitrag nicht ausgeliefert werden konnte. Von diesen 49 Adressen mußten allerdings nur drei, bei denen die Probleme länger anhielten, aus der Subskribentenliste gelöscht werden. Im Januar 1999 erbrachten 37 E-Mail-Adressen mindestens eine Fehlermeldung, wovon 13 aus der Subskribentenliste gelöscht werden mußten. [5]

Will man den Aufwand für die Verwaltung der Liste insgesamt bilanzieren (bei einem angenommenen durchschnittlichen Verkehr von etwa 2 Beiträgen am Tag und etwa 700 Subskribenten), dann besteht dieser, nachdem die Liste einmal in Gang gebracht wurde, in erster Linie in der Unterstützung beim An- und Abmelden, in der Bewältigung der Auslieferungsprobleme und der Bereinigung der Subskribentenliste von fehlerhaften Adressen. Für diese Arbeiten ist schätzungsweise ein halber Tag pro Monat anzusetzen.


[1] Für seine immer kompetente und zuvorkommende Unterstützung sei an dieser Stelle Herrn Walter Schneider gedankt.

[2] Es werden im folgenden teilweise die Konfigurationseinstellungen in der Syntax von Majordomo ergänzt.

[3] Hier ein Beispiel für einen Mail-Header aus EZI-L:

Date: Mon, 03 Nov 1997 14:58:58 +0100
From: ulrich.riehm@kit.edu
Subject: EZI-L New SEMPER reports

[4]

[5] In manchen Fällen kommt es auch vor, daß die Adresse, die die Fehlermeldung zur Ursache hat, gar nicht auf der Subskribentenliste enthalten ist, da es sich um eine Weiterleitungsadresse handelt. Nicht immer ist es dann möglich, die dazu gehörende Subskribentenadresse herauszufinden und zu löschen.


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Stand: 09.03.2000 - Kommentare und Bemerkungen an: ulrich.riehm@kit.edu